|
 |
Apostille, Consulate legalization of documents |
|
AUTHENTIFICATION BY APOSTILLE STAMP
AUTHENTIFICATION BY CONSULATE LEGALIZATION
There are two options of the authentification of the documents:
- authentification by apostille stamp
- authentification by consulate legalization
Authentification by apostille stamp - this is the special stamp, which is applied to the official documents, which is issued by the authorities of the countries of Hague Convention 1961. Apostille stamp certifies the signature of the officer and the authenticity of the stamp, out on the document.
In all other cases the document should be proceeded to the Ministry of Justice of Ukraine, Ministry of Foreign Affairs of Ukraine and Consulate department of the country where the document is going to be used - this is the procedure of Consulate legalization.
The procedure of putting the stamp of Apostille (further - apostille) for legal use of the documents, issued in Ukraine, in other countries.
Apostille is the procedure, which substitutes the procedure of legalization which joined the Hague convention, cancels the procedure of legalization of the official documents. The documents are not legalized in the countries, which are the members of this Convention. Such documents are applied for apostille stamp only.
Apostille is the certification of the signature and the stamp of the officer on the document that issued in this country, which is confirmed by the Ministry of Justice, Ministry of Foreign Affairs or Ministry of Education and Science (depends on the document type)
If there is the apostille stamp on the document, so this document should not be legalized.
Отметим, что в нашей стране апостиль проставляется на таких документах:
- на документах, исходящих от органов судебной власти Украины;
- на документах, исходящих от органов прокуратуры Украины, оргнов юстиции;
- на административных документах;
- на документах об образовании и ученых званиях;
- на документах, оформленных государственными и частными нотариусами;
При этом апостиль не может проставляться на документах, выданных заграничными дипломатическими учреждениями Украины, и на административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
Также апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, воинских билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки.
Оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, не могут быть принятые на территории Украины для проставления апостиля. Апостиль может быть проставлен на копиях этих документов, удостоверенных в установленном порядке на территории Украины.
Соответственно Постановлению Кабинета Министров Украины о предоставлении полномочий на проставления апостиля, предусмотренного Конвенцией, которая отменяет требование легализации официальных иностранных документов от 18.01.2003 №61, апостиль проставляется:
- Министерством образования и науки – на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки;
К таким документам относятся: дипломы об образовании, сертификатах о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы и прочие;
- Министерством юстиции Украины - на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины.
В частности, свидетельства и справки, выданные органами ЗАГС, документы, выданные или удостоверенные нотариусами, судебные решения и справки.
- Министерство иностранных дел - на справках, выданных архивными учреждениями Украины, справках о состоянии здоровья (при условии их удостоверения гербовой печатью областного управления здравоохранения), справках выданных органами МВД Украины, а также на других официальных документах.
Интересной является норма, предусматривающая, что у должностных лиц компетентных органов должны быть образцы подписей лиц, которые выдают или могут выдавать официальные документы, а также образцы оттисков печатей и штампов, которые проставляются или могут быть проставлены на соответствующих документах. Это нужно для их сверки с подписями и оттисками печатей и штампов на документах, предоставляемых для проставления апостиля. В случае отсутствия у компетентного органа образца соответствующей подписи, оттиска печати или штампа апостиль может быть проставлен только после получения такого образца.
Примечание: документы которые выданы ЗАГСом ( свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д., справка о семейном положении, архивная справка) должна быть легализована в областном управлении юстиции той области, где находится ЗАГС. Например Киевское областное управление юстиции находится в г.Киеве, Одесское в г.Одессе, Львовское в г.Львове. Только после областного управления ЗАГСОВСКИЕ документы апостилируются в МИНЮСТе.
Что такое двойной и одинарный апостиль?
Например, для заключения брака граждан Украины на территории Швейцарии необходимо, апостилировать Свидетельство о рождении. В звязи с этим на оригинале указанного свидетельства Министерством юстиции Украины проставляется апостиль, после чего делается перевод, который заверяется нотариусом и подается для проставлення апостиля повторно в Министерство юстиции Украины. Это двойная процедура проставления апостиля, которая требуется почти всеми государствами -участницами Конвенции, в частности Голландией, Португалией, Францией, Швейцарией и другими государствами.
В то же время для документов, предназначенных для использования, например, на территории США, довольно проставления апостиля лишь на оригинале этих документов. В этом случае печать апостиля ставится на оригинале документа, после чего удостоверенной в установленном порядке копии документа подшивается перевод, который удостоверяется нотариусом. Это одинарная процедура проставления апостиля.
В некоторых случаях в зависимости от цели оформления документов, после одинарного апостиля документы необходимо подавать в посольство той страны, на территории которой эти документы будут применяться.
ВНИМАНИЕ!!! Все документы, выданные на территории иностранных государств для использования на территории Украины, должны быть апостилированы в стране выдачи документа в соответствии с нормами Гаагской конвенции, отменяющей тербование легализации иностранных официальных документов от 05 октября 1961 года.
ВВЕРХ
Порядок консульской легализации документов для использования в иностранных государствах.
ВВЕРХ
Легализация- это приведение документов в легальную форму, которая отвечает законодательству иностранного государства и признается государственными органами этого государства.
МИД, МИНЮСТ, областные и городские управления юстиции осуществляют легализацию документов, выданных официальными учреждениями Украины и предназначенных для использования за границей за многоступенчатой процедурой легализации.
Министерство иностранных дел легализирует следующие документы:
- оригиналы официальных документов нового украинского образца, выданные органами регистрации актов гражданского состояния, удостоверенные областным управлением юстиции в той области, где они выданы, управлением юстиции АР Крым, городским управлением юстиции для городов Киева и Севастополя, Центральным ЗАГС г. Киева.
- на справках выданных органами МВД
- оригиналах справок, которые выдаются иностранными Посольствами на территории Украины иностранным гражданам, которые заключают брак на территории Украины ( такая справка предъявляется в ЗАГС для оформления брака).
Министерство юстиции легализирует следующие документы:
- нотариальные копии, переводы и прочие документы, удостоверенные или выданные государственными, частными нотариусами ( заявления, нотариальные копии, справки о местожительстве после нотариального засвидетельствования копии с оригинала).
- После легализации в МИД Украины, официальные документы должны быть удостоверены в дипломатическом представительстве той страны, где они будут использоваться(например, если документы оформляются для Бразилии, то после легализации в МИД и МИНЮСТе, их необходимо легализировать в консульстве Бразилии).
- МИД Украины не легализирует документы, которые выданные на территории иностранных государств. Такие документы должны быть легализованы в консульском учреждении Украины в государстве происхождения документов. Например, если документ выдан на территории Бразилии и его необходимо предъявить в гос.органы Украины, этот документ необходимо легализировать на территории Бразилии в Украинском Консульстве.
Процесс легализации можно разделить по документам на 2 варианта:
1 вариант -легализация документов в областном или городском управлении юстиции, потом в МИД, после чего делается перевод документа на нужный язык, и нотариально заверяется.( это все документы, которые выданные органами ЗАГС )
2 вариант - из документа делается нотариальная копия, эта копия легализируется в Мин.Юсте, МИДе, после чего делается перевод документа на нужный язык, и нотариально заверяется.
Обратите внимание на то, что в первом случая документы легализируются в оригинале, в второй- в виде нотариальной копии.
Примечание: документы которые выданы ЗАГСом ( свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д., справка о семейном положении, архивная справка) должна быть легализована в областном управлении юстиции той области, где находится ЗАГС. Например Киевское областное управление юстиции находится в г.Киеве, Одесское в г.Одессе, Львовское в г.Львове. Только после областного управления ЗАГСОВСКИЕ документы легализуются в МИДе, МИНЮСТе.
ВНИМАНИЕ!!! Все документы, выданные на территории иностранных государств для использования на территории Украины, должны быть легализованы в консульстве Украины.
В соответствии с Памяткой о легализации документов в МИД Украины, документы, составленные на территории иностранных государств, в том числе нотариально заверенные, должны быть легализованы в консульском учреждении Украины в государстве происхождения документов.
Консульское учреждение (т.е. консульский отдел посольства или консульство) Украины в государстве происхождения документов принимает документ к легализации лишь после того, как он будет заверен в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ. Такое заверение МИДа иностранного государства может быть выдано в форме апостиля на доверенности. Однако такой апостиль требует дополнительной легализации в консульстве Украины.
Министерства иностранных дел зарубежных государств, как правило, не заверяют подписи и печать нотариуса, заверившего доверенность. Поэтому между МИДом и нотариусом появляется еще одно дополнительное звено – как правило это Министерство юстиции, или иной орган, в ведении которого состоят нотариусы в данной стране.
Минюст заверяет подлинность подписи и печати нотариуса, а также его статус. В дальнейшем в МИДе зарубежного государства удостоверяют, что приложенная печать действительно является печатью Минюста, а подпись действительно принадлежит соответствующему должностному лицу Минюста.
В случае отсутствия в стране происхождения документов консульского учреждения Украины, иностранные документы могут быть легализованы Консульским управлением МИД Украины, однако только при условии их заверения в МИД страны происхождения документов и в консульском учреждении этой страны, представляющем ее интересы в Украине.
Что такое двойная и одинарная легализация?
Например, для заключения брака граждан Украины на территории Китая необходимо, легализировать Свидетельство о рождении. В связи с этим на оригинале указанного свидетельства Министерством иностранных дел Украины проставляется штамп легализации, после чего делается перевод, который заверяется нотариусом и подается для проставлення штампа легализации повторно в Министерство юстиции Украины и повторно в Министерство иностранных дел Украины, после чего документ подается в консульство Китая в Украине. Это двойная процедура легализации, которая требуется некоторыми странами, в частности ОАЭ, Китай.
В то же время для документов, предназначенных для использования, например, на территории Бразилии, довольно проставления штампа легализации лишь на оригинале этих документов. В этом случае печать легализации ставится на оригинале документа, после чего удостоверенной в установленном порядке копии документа подшивается перевод, который удостоверяется нотариусом и подается в консульство страны назначения в Украине. Это одинарная процедура проставления апостиля.
В некоторых случаях в зависимости от цели оформления документов, после одинарного апостиля документы необходимо подавать в посольство той страны, на территории которой эти документы будут применяться.
ВВЕРХ |
|
 |
|
|
|
